Kesadaran Tentang Korespondensi

Saya pribadi kurang suka kalau seseorang diemail atau diajak bicara kemudian lama tidak menjawab. Ada yang memang kabur begitu saja karena tidak bisa menjawab atau tidak mau menjawab. Ada yang begitu ada kesibukan langsung lupa dan bahkan ada yang pura – pura lupa. Macam – macamlah, tetapi itu alasan pribadi masing – masing orang, sah saja. Saya tidak boleh merasa kesal tanpa alasan jelas, kenapa kok lama nggak dibalas email atau surat saya? Saya sendiri berlatih untuk selalu membalas segala korespondensi yang masuk kepada saya. Walau sekedar untuk mengucap terima kasih atau sekedar menjawab setuju atau bahkan hanya berkomentar ‘manstaff’ seperti Pak Edy, Hehehe… Menurut saya, korespondensi yang baik tidak menggantung di tengah – tengah. Kedua – belah pihak jelas mengenai maksud, tujuan dan respon masing – masing. Clear!

Saya tidak sadar bahwa ada orang yang memang tidak suka, tidak mengerti atau bahkan mungkin sedikit lambat dalam berkorespondensi. Akhir – akhir ini saya mengamati juga ternyata ada orang yang memang lambat sekali kalau mengetik. Waduh, bagaimana jika ingin menjawab korespondensi? Apalagi jika yang harus dibalas ada ratusan surat misalnya? Saya yang memang hobby surat – menyurat, sudah menggunakan jasa tukang pos sejak masa sekolah dulu. Tidak sadar bahwa tidak semua orang menyukai korespondensi terus – menerus. Sejujurnya paling mudah menoleh kepada pasangan, alias suami sendiri. Seingat saya, tak sepucuk suratpun yang pernah ditulisnya untuk saya. Jangankan puisi atau surat cinta yang romantis, paling rajin nunjukkin bon utang! He-he-he,..

Tapi poin-nya bukan itu. Poin-nya saya yang menyadari bahwa tidak semua orang bisa cepat, tanggap, lugas, sopan, urut dan terarah dalam melakukan korespondensi. Ada yang suka, ada yang tidak suka. Ada yang mengerti trik-nya dan ada yang tidak paham atau peduli. Sedikit tidak enak hati, saya juga baru sadar bahwa ada teman – teman yang agak lambat dalam perihal mengetik. Bisa jadi karena usia, sehingga sulit melihat dengan jelas, apalagi jika menggunakan tombol ketik telepon. Ada pula teman yang harus memaju-mundurkan layar teleponnya jika ingin membaca pesan dan membalas. Itupun tidak bisa banyak, hanya kata – kata singkat. Karena ia selalu sibuk berkendara, meeting dan matanya sulit melihat dari jarak dekat. Mengetikkan kata juga tak bisa buru – buru atau sembarang, nanti salah maksud. Ya kan?

Jadi saya lalu mengerti, mereka yang yang lambat dalam berkorespondensi belum tentu karena tidak mau membalas. Bisa jadi waktunya tidak tepat, sedang berpikir atau juga sedang ada kesibukan lain yang menguras perhatian. Jika kemudian lupa membalas juga, pada akhirnya manusiawi. Secara pribadi, kelemahan saya sendiri adalah sangat sulit mengetik menggunakan TAB (ya, iyalah! Bentuknya demikian, kalau tidak ada keyboard tambahan jadi setengah mati? Berasa ngetik diatas nampan? He-he-he,..). Sok nyombong bener sih! Kebetulan saya dan putri saya, sama – sama cepat dalam mengetik. Bahkan dulu para boss dan teman – teman juga sedikit geli kalau mendengar suara ketikan saya di blackberry, berisik! Seperti bunyi mesin – mesin yang bekerja di pabrik. Ctak-Ctik-Ctak-Ctik, ...kalau sekarang bunyinya ketik-ketik-ketik-ketik,..he-he-he.

Berikut ini tips korespondensi dari saya pribadi, mohon maaf sebelumnya. Dirangkum hanya berdasarkan pengalaman pribadi, juga karena saya lama bekerja sebagai sekretaris. Prinsip korespondensi saya sbb:

• Usahakan selalu menjawab semua korespondensi yang masuk, sehingga menunjukkan Anda memiliki kepedulian. (paling tidak hingga 2x atau 3x 24 jam)

• Jika sedang bepergian dalam email pribadi dapat dipasang auto – reply seperti : maaf saya sedang keluar kota atau maaf saya sedang tidak dapat dihubungi hingga tanggal xx, kembali pulang tanggal yy. (perkecualian pada kasus sakit parah)

• Untuk email yang tidak dapat dijawab langsung dapat dijawab dengan kata – kata singkat : maaf saat ini saya belum dapat langsung merespon pertanyaan Anda, mohon waktu untuk menjawabnya.

• Jika mendapat email yang sifatnya informasi personal dari teman dapat direspon dengan Thanks atau Ok, mengindikasikan Anda sudah membaca informasi tersebut. Namun untuk broadcast messages rasanya tidak perlu direspon karena sifatnya kolektif.

• Jika email atau korespondensi yang masuk sangat banyak, filter atau pilih dahulu yang urgent sifatnya. Biasanya sehubungan dengan pekerjaan, project atau kabar keluarga dekat (menikah, sakit, meninggal dst). Harus segera direspon.

• Untuk membalas email dan respon pada sosial media, dapat digunakan fasilitas notification, sehingga tercakup dan semuanya terbalas tanpa ada yang terliwati.

Saya dahulu malas menulis artikel/ karangan karena sifat saya tidak sabaran. Hal ini menyebabkan ketikan saya pada mesin ketik selalu salah, hancur berantakan dan penuh koreksi (tipp-ex). Jadilah masa remaja saya tidak menulis kecuali dengan tangan. Nah, menulis tangan ini membuat saya terbiasa berkorespondensi sejak sekolah dasar. Sehingga mudah untuk berkomunikasi dengan siapa saja. Hal paling mengesankan di masa lalu mengenai korespondensi adalah menjadi kolektor kertas surat. Jadi jaman dulu kan belum ada email, menulis hanya menggunakan pen atau pensil dengan kertas surat cantik (lengkap dengan amplop) yang dibeli di toko buku. Banyak anak dan remaja yang membeli kertas surat warna – warni dengan berbagai tema. Ada tema romantis, tema disney, hello kitty, mermaids. Waduh lucu – lucu, jadi ijo deh mata kalau melihat aneka kertas surat menarik! Eniwei – buswei.… jadi kangen juga nulis surat pakai kertas surat lucu, dihias stickers dan menggunakan pensil warna – warni. Bu-Bu,…inget umur Bu! Ngebahas masa lalu melulu…..